공공기관과 대학의 국외 견학·연수 행사를 맡는 여행사들이 요즘 적잖은 고충을 토로하고 있어요. 공금이 들어가는 사업이라 철저한 증빙이 필요하다는 데는 다들 공감하지만, 문제는 비슷한 성격의 행사인데도 발주기관마다 요구하는 서류의 종류와 범위가 제각각이라는 점입니다. 매번 새로운 기준에 맞춰야 하니 현장의 피로도가 쌓일 수밖에 없는 구조예요.
한 여행사 관계자는 "어느 기관은 항공권 발행확인서 정도면 되지만, 다른 기관은 항공운임증명서와 예약증명서, 세금계산서까지 각각 요구한다"고 말했습니다. 실제 한 인센티브 여행사가 제출해온 서류만 봐도 항공 관련 증명서 3종에 자동차 등록증, 교통안전정보 조회결과통보서, 현지 차량·호텔 예약증, 국외견학계획서, 출입국사실증명서, 연수자 명단까지 더해져 상당히 부담스러운 수준이었어요.
해외 현지에서 생기는 뜻밖의 벽
특히 해외 현지에서 국내 기관 양식에 맞는 서류를 받아야 할 때 어려움이 큽니다. 업계에서는 현지 셰프의 경력 증명서나 운전자의 사고 경력 자료처럼 현실적으로 확보하기 어려운 자료를 요구받은 사례도 있다고 전했어요. 한 관계자는 "해외 업체 입장에서는 왜 필요한지 이해하지 못하거나 아예 그런 증명서 자체가 없는 경우도 있다"며 "여행사가 현지 업체를 설득해 별도 서류를 만들어달라고 해야 하는 상황까지 생긴다"고 말했습니다.
본래 참가 기관이나 출장자가 작성해야 할 국외 견학 결과보고서, 출장 보고서 등을 여행사가 초안부터 지원하는 관행도 역할 구분이 필요하다는 지적이 나와요. 한 여행사 대표는 "최소한 기본적으로 필요한 서류와 기관이 추가로 요구할 수 있는 자료의 범위 정도는 정해져 있어야 한다"고 강조했습니다.
업계는 증빙 자체를 줄여달라는 게 아니라고 선을 그어요. 다만 기본 증빙 항목을 표준화하고 중복 자료를 통합하는 최소한의 가이드라인만큼은 필요하다는 목소리가 큽니다. 교육부를 비롯한 주무부처와 발주기관이 증빙 체계를 한 번쯤 점검해봐야 할 때라는 거예요.
